ECRIRE UNE LETTRE
Comment écrire une lettre ?
Vous voulez passer pour quelqu'un d'élégant et d'une bonne éducation ? Soignez la présentation et la rédaction de vos lettres.
Pour tout ce qui est professionnel ou officiel, utilisez un papier uni, blanc, à la rigueur, d'une couleur pâle comme le beige, bleu ciel ou le gris très pale. Evitez les couleurs vives.
Le format le plus courant est de 21 x 29,7 cm et le grammage de 90 à 110 g.
Si votre correspondant est un intime, toutes les couleurs, tous les genres sont permis, tous, sauf une feuille quadrillée arrachée au bloc de papier de la cuisine.
Si vous écrivez beaucoup, si vous êtes un homme, vous pouvez faire imprimer, et plus chic encore, graver votre adresse (jamais votre nom) en haut à gauche du papier. Une femme, elle, fera graver ou imprimer son prénom et nom, jamais son adresse.
S'il s'agit d'un faire-part de mariage toutes les couleurs sont permises, aussi bien une encre orange que vert cru, à condition de la retrouver sur l'enveloppe.
Si la lettre est professionnelle préférez un stylo à encre noire ou bleue.
Placez en haut à gauche de la page, votre nom - d'abord le prénom puis le nom de famille (et non l'inverse, qui manque sérieusement d'élégance !). En dessous notez votre adresse, en dessous encore votre code postal et la ville. Toujours à la ligne, si vous avez besoin que l'on vous joigne, vous ajouterez votre numéro de portable et encore à la ligne, votre adresse e-mail.
Vous placerez sur les mêmes lignes où vous avez inscrit votre nom et adresse, mais à droite.
Placez cette mention quelques lignes en dessous de votre adresse, en tenant compte de la marge à gauche
Si vous avez optez pour un alignement à gauche, vous noterez la date quelques lignes en dessous de l'objet. En respectant la marge. Sinon, vous pouvez soit la centrer soit la décaler en fonction du retrait que vous utiliserez pour débuter vos paragraphes. Notez d'abord la ville puis la date.
Ex : Paris, le …
Inscrivez l'entête en dessous de la date, quelques lignes plus en bas, en respectant soit la marge à gauche, soit le retrait.
Si vous ne connaissez pas le destinataire, optez pour :
- Monsieur ou Madame
Si vous avez déjà rencontré cette personne :
- Cher Monsieur ou Chère Madame
S'il s'agit d'une relation d'affaire :
- Chère Claudine Wayser ou cher André Dupont
Parfois, suivant la fonction de certaines personnes, la convention impose d'écrire :
- à un avocat, huissier, notaire ou commissaire priseur : Maître
- à un Cardinal : Eminence
- à un curé : Mon Père
- à un général : Mon général, si c'est un homme qui écrit ou Général, si c'est une femme qui écrit (valable pour tous les hauts gradés de l'armée)
- à un maire : Monsieur ou Madame le Maire
- à un médecin : Docteur
- à un ministre : Monsieur ou Madame le(la) Ministre
- au ministre de la Justice : Monsieur ou Madame le Garde des Sceaux
- au Pape : Très saint Père
- à un préfet : Monsieur ou Madame le(la) préfet(e)
- au président de la République : Monsieur ou Madame le Président de la République
- à un roi ou une reine : Altesse
Les titres de président, ministre, procureur général ou préfet se conservent à vie.
Les erreurs à ne pas commettre
Ne débutez jamais une lettre par « Je »
N'écrivez jamais la date en abrégé
N'écrivez jamais « ce lundi »
Dans vos entêtes et vos formules de politesse, dans le texte de votre lettre, comme sur l'enveloppe, n'omettez aucune majuscule. Ex : Monsieur ou Madame, à Madame le Ministre.
La correspondance des Sociétés et particuliers n'échappe pas à certaines conventions.
Doivent s'y retrouver : le nom et l'adresse de l'expéditeur, le nom et l'adresse du destinataire, la date, l'en-tête, le texte, la formule de politesse et la référence ou l'objet. Seule parfois la mise en page change. Certains préfèrent que le texte s'aligne sur la marge de gauche, d'autres débutent chaque paragraphe par un retrait. Ce qui compte c'est la clarté de la lettre.
Commencez à écrire à peu près, au niveau du milieu de la page. Si la lettre est rédigée à la main, écrivez sans la moindre rature et droit. Si vous doutez de vos capacités, servez-vous d'un guide-ligne. Respectez les marges. La marge de gauche ne doit pas excéder plus de 4 centimètres et celle de droite, 2 centimètres.
Adressez-la aux personnes compétentes. Exposez clairement l'objet de cette lettre ou votre requête. Soyez aussi précis que possible. Donnez tous renseignements utiles, en précisant bien, dans la lettre toutes les démarches que vous avez déjà effectuées et si besoin est, les services que vous avez contactés. N'oubliez pas non plus de joindre la photocopie des documents utiles qui pourraient appuyer vos dires ou votre demande, et numérotez-les. (Conservez précieusement les originaux.)
Ajoutez, en dessous : l'objet de la lettre, puis encore en dessous votre référence (s'il s'agit par exemple de la sécurité sociale inscrivez votre numéro d'immatriculation ou s'il s'agit de la Caisse d'Allocations Familiales votre n° d'allocataire).
Encore plus bas inscrivez la mention Pièces jointes. Sur cette ligne, vous indiquez les numéros des documents que vous leur envoyés.
Et enfin, joignez à ce dossier une enveloppe timbrée mentionnant vos coordonnés.
Les erreurs à ne pas commettre
Votre lettre est écrite ? Relisez-la !
- Corrigez les fautes d'orthographes, de grammaire, les répétitions, les : " je suis ", j'ai été ", etc. …
- N'oubliez pas les majuscules, en revanche, supprimez celle du mois de la date
- Vérifiez les accents, les points sur les " i ", et la ponctuation.
- Mettez entre parenthèses la signification exacte des abréviations ou des sigles, qui risqueraient d'être incompréhensibles pour votre correspondant.
- N'utilisez pas de formules de politesse prétentieuses
Les basiques
- Je vous prie d'agréer, Madame, mes salutations distinguées
- Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée.
- Je vous prie d'agréer, Monsieur, mes respectueuses salutations.
Un homme écrira à un homme ou à une femme :
- Veuillez agréer ou je vous prie d'agréer, Madame ou Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués
- Je vous prie de croire, Madame, à l'expression de mes sentiments les plus dévoués
Veuillez croire, Madame,
- à l'expression de mes sentiments distingués
- à mon respectueux souvenir
- à l'assurance de mes sentiments ou de ma cordiale sympathie
- Croyez à
- Acceptez
Les erreurs à ne pas commettre
Évitez la formule : Veuillez agréer Monsieur, l'assurance de ma parfaite considération". Le terme "assurance" n'a pas une connotation claire
N'oubliez pas d'ajouter le terme « l'expression de » (par exemple : l'expression de ma considération distinguée » à votre formule de politesse, si vous voulez témoigner un plus grand respect à votre correspondant.
Si vous devez écrire à une amie ne terminez jamais votre lettre par ces deux formules : « veuillez recevoir ou recevez », mais « acceptez ».
A un homme, une femme évite d'abuser de ses sentiments
N'utilisez pas la formule : "Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées » mais: "Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées ». On exprime des sentiments pas des salutations.
Si la lettre est officielle ou professionnelle, tout en bas de page, écrivez vos prénoms et noms en majuscules puis en dessus, signez. Si la lettre est destinée à une connaissance signez seulement de votre prénom. Signez à droite ou au centre, même dans une lettre où le texte est aligné.
Lettre simple, lettres recommandées, lettre de plaintes, de remerciements, de résiliation, de démission, d'amour, etc. …Si malgré nos conseils, la rédaction d'une lettre vous angoisse encore, si vous n'êtes pas inspirez, n'insistez pas, allez sur Internet, là, vous trouverez des milliers de modèles de lettres gratuites.